主管於企業中是扮演決策的重要角色,對內是溝通上層老闆及基層員工的樞紐,對外需要接待重要貴客,因此給予主管適合的辦公空間對公司運作十分重要。
依業務內容不同,或許並非每間公司的主管都必須擁有一間獨立的辦公室,但若確認有主管辦公室的需求,那麼就要好好規劃,畢竟獨立辦公室會占用較大的空間,若設立了卻達不到該有的功能,那可就白白浪費了。 究竟一間好的主管辦公室該怎麼規劃?要注意那些重點?「狸樂聚×商業空間」將在下文一一解答。
規劃主管辦公室的3項考量
主管辦公室最重要的是辦公功能,因此在規劃時應先從實用性做判斷,打好基礎再做外觀的塑造,以下3點是做詳細規劃前,應先分析了解的問題。
主管業務適合哪種辦公室?
辦公室可分三種類型。開放式辦公室沒有遮掩、視野開闊,適合溝通交流。半開放式辦公室使用高低隔板區分位置,員工坐著辦公能減低干擾,起身又能即時溝通。而封閉式辦公室獨立存在,具有高隱私性,能使員工專注執行業務,但空間成本較高。實務上並非每一位主管的業務型態,都需要一間獨立的主管辦公室。例如:業務主管可能時常出差,不常進公司,因此可以隨意挑選位置的開放式辦公室就很適合。
而研發部門的主管要時常與部屬討論,又需要留給部屬專注的空間,那麼半開放式的辦公室則是一個好選擇。至於財務主管需要經手許多票據,甚至還要保管公司印鑑,自然封閉式主管辦公室就是最佳解。 沒有最好的答案,只有最適合的選擇。所以判斷哪一種最適合自家公司的主管辦公室,是最重要的考量。
空間條件以及是否有複合需求?
確定規劃哪種類型的辦公室後,接著就是要檢視空間條件,思考主管辦公室的位置適合放在哪裡?是否因為空間較小有複合功能的需求?或是風水顧忌?主管的工作習慣?收納需求考量?
例如建物本身就有隔間,可主管偶爾才進辦公室,那麼可以乾脆將隔間設為會議室、會客室,賦予複合功能,最佳利用有限坪數。 若主管有許多重要文件要處理,需要更高的隱私性,甚至需要保險櫃保管物品,主管辦公室位置就適合放在公司的深處,主管能夠對辦公室狀態一覽無遺,又能夠保障機密文件、物品的安全。 至於風水避諱也是許多人會在意的元素,通常主管、老闆的辦公室,都會優先選擇吉位。這些都是規劃主管辦公室位置該注意的細節。
總而言之,確認要規劃的辦公室類型後,依據空間大小等條件,配合主管的工作習慣與需求來進行主管辦公室的位置等設計。
希望營造的形象氛圍?
一般來說,開放、半開放式的主管辦公室,都會配合整間辦公室的風格做設計,或許會在色彩、桌椅設備上做出一些突出的區別,可大體而言這兩種辦公室本身就自帶消弭上下階層的目標,降低主管與部屬間的隔閡,提高向心力,因此不適合做出太大的差異。
而封閉式辦公室能做的設計就比較多,可利用霧面玻璃創造出通透又具有隱私的氛圍,挑選較具有質感的辦公家具,或是在燈光配置上做出區別,就能使主管辦公室展現出與一般員工不同的格調。
若希望使主管與部屬間關係平和親近,少些獨特設計較好;而需要展現出專業與威嚴,只要在主管辦公室設計中給予一些落差就能顯示職權差異。
主管辦公室家具的挑選細節
辦公室家具的搭配也會影響實用性、動線以及氛圍,因此在基礎設計敲定後,挑選主管辦公室家具時要注意格局與主管工作習慣或需求兩個層面。
主管辦公室的格局與辦公桌椅
傳統的封閉式主管辦公室多會擺放制式的深色木製辦公桌,甚至為了展現氣派,挑選尺寸較大的桌子,再放上茶几與沙發用於待客。
但實務上若空間不足,太過巨大的桌子會影響整個動線,再添上一組沙發,空間會顯得過度擁擠閉塞。 如今審美講究乾淨俐落,因此挑選主管辦公室的桌椅應考量實際格局選擇尺寸,色彩也可運用較明亮的淺色系,沙發茶几也不一定要擺放,能改在會議室或會客室招待客人。此外,若公司在意風水考量,還可客製訂做桌子,不但能兼顧風水,也能配合整體風格。
主管辦公室的收納櫃選擇
主管通常有許多重要文件需要簽核、歸檔保存,若主管辦公室的收納櫃不足,文件就容易散亂,會顯得較不專業,也容易在工作時手忙腳亂。
所以製作足夠的置物櫃搭配收納盒、收納架,將文件資料分門別類好好收納非常重要。 若有需要保管公司的零用金、大小章、票據,那麼一般置物櫃就不夠安全,這時在主管辦公室設置一個保險櫃會比較妥當,還可規劃將保險櫃隱藏起來,做好安全措施。而存放一些電子產品,則可能需要設置防潮櫃。 總之,不同物品,需要不同的條件收納,櫃體外觀都能透過客製來使風格和諧。
主管辦公室風水規劃原則
風水有人認為是迷信,但實際上一些風水的考量並非毫無來由,反倒是有科學依據,而主管階層需要扮演決策的角色,所以主管辦公室更是要注意風水的規劃。
主管辦公室方位與格局
公司的方位與基礎格局難以改動,而且建物的格局、座向都有差別,因此風水術語說「左青龍,右白虎」,並非是指公司的絕對位置,所以實務上要觀察整個空間的條件,找出公司的核心放哪裡,再透過相對位置來安排主管辦公室。
較傳統的行業通常以老闆領頭,主管輔佐確認目標,領導下屬執行業務,因此主管辦公室應位於老闆的虎邊,下屬的龍邊,或是位高者安排於後方坐鎮,方能使整間辦公室的運轉順暢。
而新創行業多以兩、三人合資的小工作室為開端,大家名義上都是老闆,那麼就要分析彼此的工作內容安排,善於發想主導方向者應位於龍邊,善於執行的位於虎邊。 至於玄武(後)方有靠,不受人們走動干擾,做事時能靜心;朱雀(前)方開闊,視覺不受壓制,才不會有壓抑感。基本的壓樑也會導致壓迫感,使人煩躁鬱結。若實際空間條件有限,也能透過一些櫃體、植栽的安設予以化解。
採光以及動線安排
「明堂暗房」是談論居家風水常出現的詞彙,堂放到現在就是玄關、客廳,是家人們出入交流之處,需要充足的採光給予能量;房間需要好好休憩,昏暗的光線有助於睡眠。
而在公司時應當提振精神,才能專注決策、管理,因此主管辦公室最好能有對外窗,因為自然光能使人體產生血清素,這種益處是人造光難以取代的。 動線規劃則要從辦公桌面向為基準,俗話都說講究「左動右靜」,這其實與多數人的慣用手為右手相關。像接電話通常會使用左手持聽筒,右手紀錄書寫。
而人在使用右手處理事務時,注意力自然也會比較偏向右側,那麼將走道安排在座位右側,就很容易遭受往來的人影干擾。 這點用於主管辦公室,就可將左方設置為文件交遞區,右側設置歸檔櫃體,如此便簡單區分出待辦與完成文件。若慣用手為左,那在規劃動線時就要左右顛倒,會讓使用者更順暢。
色彩搭配和諧舒適
風水中的色彩觀念,已有色彩心理學這門研究可證明其科學性,顏色能夠影響人們的情緒、行為。因此,快餐店常使用紅黃等暖色系做配色,用來提升消費者的食慾。
而將此概念用於主管辦公室,色彩就要注重和諧、舒適、平靜。 現代人每天上班至少八小時,身在其中得專注於事務,情緒維持舒緩平和為上,所以淺色、低彩度十分適合運用於主管辦公室。然而若是因此全部使用純白,這反而會使視覺缺乏焦點,讓人容易分神,所以適度搭配一些跳色能夠凝聚注意力,同時營造想要的氛圍,例如:黑色展現權力、藍色使人專注、綠色令人放鬆。 別忘了,無論怎麼搭配,風水智慧的初衷其實就是關照人的感受,主管辦公室只要規劃出能讓人保持良好的工作狀態,那就是好的風水。
狸樂聚案例分享
科技公司主管辦公室
這是一間85坪的科技公司,採用現代風裝修,黑、白、灰搭配造型燈光,創造出科技氛圍。 此間科技公司有兩間主管辦公室,屬於老闆的辦公室兩面開窗、採光通透,選用線條俐落的白色辦公桌,放大空間感,並使用系統櫃處理樑柱的線條,賦予足夠的收納空間的同時,灰色門片也給潔白的空間帶來一絲沉穩。由於空間的寬度限制,辦公桌無法正對門口,便遵循「左動右靜」的原則安排動線,以左側朝向門口,並將傳真機也置於左後方。另一間主管辦公室沒有自然光源,因此天花的燈具數量較多,用以維持空間的明亮感。背牆有壓樑,便將系統櫃置於辦公桌後方化解壓迫感,而核桃木色的辦公桌則能使人專注於業務上。此外,因為主管有待客需求,便在右側擺放色調輕盈的桌椅,能給予來客比較輕鬆的氛圍。
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結語
主管是公司的中流砥柱,設計良好的主管辦公室能使主管在執行業務時得心應手,規劃前應確切理解工作型態以及空間條件、風水避諱,再來做規劃,方可打造出最適合的環境。
每個行業的主管業務型態不同,因此多了解實務需求對於設計主管辦公室是最重要的,若還想要知道更多資訊,可透過「狸樂聚×商業空間」的實際案例參考,從中找出最符合自家公司的設計,為主管提供舒適美觀又大氣的辦公室,也為公司帶來好運勢。